Le tecniche del Project Management aiutano nella gestione dei progetti complessi attraverso la definizione di “processi” che, se sviluppati in modo coordinato e logico, ci consentono di determinare gli obiettivi, di pianificare le attività, di realizzare il nostro progetto, di chiuderlo e di controllarlo periodicamente per verificare la corrispondenza tra quanto ipotizzato e quanto venga realizzato. Ma cosa si intende esattamente per progetto? Un progetto viene definito come l’impegno a produrre un risultato specifico entro una certa data e in un certo tempo, con azioni scandite in tappe chiare e gestibili, più in generale un progetto è una gestione sistematica di un’attività complessa, unica, con un inizio e una fine predeterminate, che viene svolta con risorse organizzate, mediante un processo continuo di pianificazione e controllo per raggiungere degli obiettivi predefiniti, rispettando vincoli interdipendenti di costo, qualità e tempo. Seguendo questa definizione è importante comprendere come anche il nostro spettacolo possa essere considerato non solo uno spettacolo ma la parte di una più ampia strategia che è la gestione di progetto.
In termini pratici in che modo la gestione di progetto ci può aiutare nell’organizzazione dei nostri spettacoli? I punti cardine della gestione di progetto a prima vista possono sembrare scontati ma secondo il Project Management ci aiuta gestire al meglio il progetto del nostro spettacolo:
- avere una visione sistematica
- chiarire ruoli e responsabilità
- comunicare e capirsi evitando il conflitto tra tutti coloro che partecipano al progetto
- saper coordinare
- chiudere il progetto e capirne sia gli aspetti positivi che gli aspetti critici
Una volta che abbiamo ben chiara quindi la visione sistematica, a 360 gradi, del nostro progetto di spettacolo (inizio, svolgimento e fine proprio come un tema) saremo anche in grado di pianificare e di valutare con il coordinatore generale e gli eventuali altri coordinatori se la nostra idea possiede un buon grado di fattibilità (riusciamo a realizzare il nostro sogno o non abbiamo le maestranze adatte? oppure non abbiamo il budget sufficiente?) e riusciremo pianificare le azioni previste dalla creazione e relativa organizzazione in modo che le stesse si possano verificare. Per questo risulta fondamentale capire sin dall’inizio chi possa rivestire la figura del coordinatore di progetto che deve sempre cercare di evitare il conflitto ed essere super partes…
Un consiglio: se ti senti troppo coinvolto nella parte ideativa meglio coinvolgere un’altra persona fidata che possa aiutarti nella realizzazione delle azioni previste e in modo che ci sia un continuo controllo rispetto al risultato finale e ai risultati di medio periodo (per esempio responsabile team organizzativo, responsabile team tecnico, etc…). In linea generale se sei tu il coordinatore o deleghi questa funzione tieni sempre alto l’ascolto e con creatività costante immagina e sviluppa soluzioni, cerca di essere elastico ed essere sempre di buon umore: un ottimo coordinamento riuscirà a creare un clima sereno e pieno di collaborazione.
Alla fase di esecuzione occorre poi tenere sempre attiva un’azione di controllo e quando concludo lo spettacolo oltre a ringraziare tutti gli attori coinvolti risulta molto importante capire se ci sono stati dei punti di fragilità così da non ripeterli nella prossima organizzazione e pensare anche a come poter diffondere il nostro progetto artistico per far sì che non rimanga una produzione “senza storia”.
La metodologia del Project Management, in aggiunta alle linee guida, ci fornisce anche diversi strumenti pratici che sono davvero molto utili quando decidiamo di organizzare e gestire il nostro spettacolo per non rischiare di perdere tempo inutile:
- darsi i tempi anche per creare l’idea del nostro progetto artistico e, salvo rare eccezioni, cercare di non cambiare l’idea che sarà il caposaldo della nostra gestione di progetto
- creare una checklist in cui fissare il “to do list” delle cose da fare per organizzare la nostra idea (semplicemente elenchiamo tutte le azioni che pensiamo che dovremo attuare e, come nella lista della spesa, man mano spuntiamo le azioni svolte)
- creata la checklist inseriamola in un sistema temporale così che possiamo visualizzare le azioni in un limite di tempo che possiamo controllare
- creare delle milestones (pietre miliari) per controllare e verificare periodicamente che le nostre azioni siano state realizzate verificando in corso d’opera il rispetto dei tempi, dei costi, delle specifiche e della qualità del progetto (rispondendo a delle domande, come ad esempio: è stato ordinato il costume ed è pronto entro un mese dalla rappresentazione?)
Per rappresentare a livello grafico queste indicazioni nella gestione di progetto ci aiutano molto alcuni modelli che, se correttamente utilizzati, possono diventare dei veri alleati della nostra organizzazione:
Il diagramma di Gantt (così chiamato in ricordo dell'ingegnere statunitense Henry Laurence Gantt) che è costruito partendo da un asse orizzontale, rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) e da un asse verticale a rappresentazione delle mansioni o attività che costituiscono il progetto (in quali giorni del calendario compio un’azione?)
Il diagramma di Pert (Project evalutation and review technique) che è invece uno strumento volto alla programmazione delle attività che compongono il progetto e, più in generale, alla gestione degli aspetti temporali di quest'ultimo (quanti giorni ci metto per compiere un’azione?).
Per approfondire:
La gestione dei progetti di spettacolo. Elementi di project management culturale. Nuova edizione di Lucio Argano, Ed. Franco Angeli
© Expression Dance Magazine - Ottobre 2020
